Oder: Wie du nur noch mit netten Menschen zusammenarbeiten kannst 🙂
Eine erfolgreiche Veranstaltung steht und fällt mit den richtigen Ausstellern. Egal, ob es sich um eine Messe, Konferenz oder einen Kunsthandwerkermarkt handelt - die Auswahl der Aussteller beeinflusst maßgeblich den Erfolg deiner Veranstaltung. Doch wie findest du die passenden Partner, die nicht nur zu deinem Event, sondern auch zu deiner Zielgruppe passen?
Definiere klare Ziele und Zielgruppen
Bevor du nach Ausstellern suchst, solltest du genau wissen, welche Ziele du mit deiner Veranstaltung verfolgst. Wer ist deine Zielgruppe? Was möchtest du den Besuchern bieten? Klare Ziele und eine definierte Zielgruppe helfen dir dabei, Aussteller anzuziehen, die perfekt zu deiner Veranstaltung passen.
Wir haben es auch schon mal mit einzelnen Zielpersonen Definierungen ausprobiert. Hierbei schreibt man einzelne Vitas von Personen ausführlich auf, bei denen man sich vorstellen kann, dass diese zu deiner Veranstaltung kommen werden. Hier mal ein Link zur Zielgruppen Vitas, wo man auch eine customer Journey machen kann:https://vertus.co/marketing-zielgruppe/
Daraufhin hat man ein Bild von seinen Zielgruppen und kann dementsprechend seine Marketing Strategien für Besucher danach ausrichten (siehe nächster Artikel).
Erstelle ein attraktives Ausstellerprofil
Entwickle ein ansprechendes Ausstellerprofil, das die wichtigsten Informationen über deine Veranstaltung enthält. Dazu gehören Daten (Datum, Ort, Zeitraum), wie die Anzahl der erwarteten Besucher, das Themengebiet der Veranstaltung, Standgrößen und mögliche Werbemaßnahmen. Je detaillierter dein Profil ist, desto einfacher wird es für potenzielle Aussteller, zu entscheiden, ob sie zu deiner Veranstaltung passen. Wichtig ist auch, wie lange es dein Event schon gibt, ob es zum 1. Mal stattfindet oder ein etabliertes Event ist.
Oder als Aufzählung: Dein Ausstellerprofil ist dein Aushängeschild. Es sollte alle wichtigen Informationen über deine Veranstaltung enthalten, damit potenzielle Aussteller sich einen Überblick verschaffen können. Dazu gehören unter anderem:
Die Veranstaltungsdaten
Die Zielgruppe
Das Themengebiet
Die Standgrößen und Preise
Die Werbemaßnahmen für das Event
Persönlicher Tipp von fremd.essen: Wenn du per Mail Aussteller anschreibst, dann versuche im Betreff schon zu schreiben, um was es im Groben geht und schick ein paar Impressionen (Bilder, Videos, Links zur Homepage) vom letzten Jahr mit (sofern vorhanden 🙂 ), damit die Aussteller einen Eindruck von deiner Veranstaltung haben.
Nutze Online-Plattformen und soziale Medien
In der heutigen digitalen Welt sind Online-Plattformen und soziale Medien unverzichtbare Werkzeuge bei der Suche nach Ausstellern. Plattformen, wie Facebook, Instagram & Co bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um potenzielle Aussteller zu finden und direkt anzusprechen. Nutze diese Plattformen, um deine Veranstaltung bekannt zu machen und gezielt nach Unternehmen zu suchen, die zu deinem Event passen könnten.
Persönlicher Tipp von fremd.essen: Auch Facebook- Gruppen oder auch Plattformen, wie nebenan.de können hilfreich bei der Suche sein. Für weitere Events sollte man sich ein Netzwerk aufbauen und/oder eine Mailing-Liste mit potenziellen Ausstellern anlegen, damit man wieder darauf zurückgreifen kann und nicht die ganze Arbeit von vorne beginnt 🙂 Achte aber darauf, dass du nicht zu spammig wirkst. Wenn du jeden Tag eine Mail an 100 Aussteller schreibst, dann wirst du schnell in den Spam-Ordner verschoben. Bei größeren Events ist es sinnvoll eine Liste anzulegen, die alle Aussteller beinhaltet, wo man einträgt, ob man diese schon gefragt hat oder ob man diese fürs kommende Jahr anfragen will. Wir haben solch eine Liste, in die wir auch eintragen, wen wir beim nächsten Mal gerne nicht mehr fragen wollen 🙂
Netzwerke auf Branchenveranstaltungen
Besuche Branchenveranstaltungen und knüpfe Kontakte zu Unternehmen, die möglicherweise als Aussteller für deine Veranstaltung in Frage kommen. Persönliche Beziehungen können oft mehr bewirken als eine einfache Anfrage per E-Mail. Nutze die Gelegenheit, um potenzielle Aussteller persönlich kennenzulernen und von deiner Veranstaltung zu überzeugen.
Wir selbst gehen auf ähnliche thematische Events wie unsere, die wir auch veranstalten wollen. Dafür muss man manchmal auch in eine andere Stadt fahren oder sich auch mal im Ausland inspirieren lassen, um neue Eindrücke zu gewinnen. Manchmal machen auch Messen Sinn, die ähnliche Themengebiete abdecken und man dort vor Ort die Aussteller anspricht oder als *Drinnie im Nachgang eine Mail schreibt ;)
Wenn du auf eine Veranstaltung gehst, dann nimm dir ein paar Visitenkarten mit (klingt altmodisch und muss auch nicht sein, aber mit QR Code ist es wieder cooler). Und wenn du einen Aussteller triffst, der dir sympathisch ist, dann schreib ihm doch einfach mal eine persönliche Nachricht. Im Laufe der Erfahrung der letzten Jahre können wir sagen, dass es wesentlich angenehmer ist, mit Ausstellern zusammenzuarbeiten, mit denen man zumindest einigermaßen auf einer Wellenlänge ist. Dann fühlt man sich bei Events auch viel wohler untereinander 🙂
Analysiere die Konkurrenz
Schau dir an, welche Aussteller auf vergleichbaren Veranstaltungen vertreten waren. Dies gibt dir nicht nur einen Einblick in potenzielle Partner, sondern zeigt auch, welche Unternehmen bereits Erfahrung in der Teilnahme an ähnlichen Events haben. Wenn sie bereits auf ähnlichen Veranstaltungen erfolgreich waren, könnten sie auch für deine Veranstaltung interessant sein.
Persönlicher Tipp von fremd.essen: Vernetzt euch auch mit anderen Eventveranstaltern. Sie können euch wertvolle Tipps und Kontakte geben. Versuche am besten den Konkurrenzgedanken etwas abzulegen, damit man ins Gespräch kommt. Nicht jeder Konkurrent ist gleich ein “Feind” o.ä., sondern bei näheren Hinsehen kann sich der vermeintliche Konkurrent als netter, positiver Mensch rausstellen, der dir mit seinen Kontakten weiterhelfen kann. Oder es ist eben ein Austausch auf Augenhöhe, der einen auch anderweitig voranbringen kann.
Biete attraktive Konditionen
Mache dein Angebot für potenzielle Aussteller attraktiv. Dazu gehören nicht nur die Standgebühren, sondern auch Zusatzleistungen wie kostenlose Werbemaßnahmen, Networking-Events oder besondere Präsentationsmöglichkeiten. Je mehr Mehrwert du bieten kannst, desto eher werden Unternehmen bereit sein, als Aussteller teilzunehmen.
Je nach Eventart gibt es auch die Möglichkeit, Aussteller als potenzielle Sponsoren zu gewinnen. Damit hast du 2 Fliegen mit einer Klappe geschlagen!
Persönlicher Tipp von fremdessen: Wir haben bei 2-tägigen Events schonmal einen Community- Abend veranstaltet oder haben zum gemeinsamen Frühstück an einem “Eventmorgen” eingeladen. Damit trägst du dazu bei, dass sich alle kennenlernen und eine tiefere Verbindung aufbauen. Oft funktioniert das auch automatisch, da die Aussteller, die du nach Nettigkeit aussuchst, sich auch untereinander gut verstehen!
Vergiss nicht, euren Ausstellern auch etwas zu bieten. Ein kleines Geschenk z.B. zu Beginn eines Events kann einen positiv einstimmen lassen. Das muss auch nichts großes sein, aber mit einer kleinen Aufmerksamkeit ist das auch schon getan. Wir fragen z.B. unsere Sponsoren, ob diese ein paar nützliche Give-Aways für die Aussteller haben und diese sind bislang immer gut angekommen.
Aus Erfahrungswerten mit Ausstellern können wir berichten, dass man nicht mit allen auf der Wellenlänge ist 😀 Wir möchten hier mal deutlich machen, dass es immer sinnvoll ist, nicht gleich alle Aussteller als Freunde gewinnen zu wollen. Zumindest ist das nicht unser Ansatz. Einige Aussteller sind nicht immer ehrlich (gerade wenn es z.B. um
Umsatzbeteiligungen nach einem Event geht) und eine Abgrenzung zu Ihnen kann von Vorteil sein. Mit der Zeit gibt es immer wieder Aussteller, deren Werte nicht mit unserem übereinstimmen und dann ausgeschlossen werden (gerne auch gleich aus der Mailing-Liste entfernt). Diese Liste sollte man regelmäßig überprüfen, damit es nicht weiterhin zu einer Zusammenarbeit kommt 😛
Was man bei all dem Aussteller- Gesuche nicht vergessen darf, ist, dass je mehr Aussteller bei deinem Event sind, desto mehr Auswahl haben die Besucher. Die Zeit vor Ort verlängert sich automatisch, je mehr Aussteller man den Besuchern bietet.
Check In:
Die Auswahl der richtigen Aussteller für deine Veranstaltung erfordert Zeit, Recherche und eine klare Strategie. Indem du klare Ziele setzt, attraktive Profile erstellst, Online-Plattformen nutzt, persönliche Kontakte knüpfst, die Konkurrenz analysierst und attraktive Konditionen bietest, erhöhst du die Chancen, die perfekten Aussteller für deine Veranstaltung zu finden. Eine sorgfältige Auswahl zahlt sich aus und trägt dazu bei, dass deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird.
Und wenn du dann noch eine Liste mit allen Ausstellern erstellst, die nicht ganz so nett waren (eine sogenannte schwarze Liste ;) ), dann kannst du diese Liste natürlich auch als Grundlage für deine zukünftigen Veranstaltungen nutzen. So kannst du sicherstellen, dass du nur noch mit netten Menschen zusammenarbeitest.
Noch mehr Tipps erhältst du in unserem Ebook "Kommen Tiere zum Einsatz?"
*Bei einem "Drinnie" handelt es sich umgangssprachlich um einen Menschen, der seine freie Zeit gerne alleine und drinnen verbringt.
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