Die Organisation eines erfolgreichen Events erfordert mehr als nur Kreativität und Leidenschaft – es ist ein bisschen wie das Jonglieren mit zappeligen Welpen. Im Folgenden werfen wir daher einen Blick auf die 8 wichtigsten Schlüsselaspekte, die bei der Erstellung eines gelungenen Events von Bedeutung sind. Also: Schnapp dir eine Tüte Popcorn, denn NOCH kannst du dich zurücklehnen und dich bloß gedanklich in den Eventmanager-Mantel werfen.
Zielsetzung und Zielgruppe:
Wenn du jetzt denkst: Die klare Definition der Ziele des Events und die genaue Kenntnis der Zielgruppe, ist nur was für Perfektionisten. -Dann kannst du auch einfach wild drauf losplanen und gucken, wer sich zufällig zu deinem Event hin verirrt.
Aber seien wir ehrlich, wenn du weißt, dass "Elena, 40 Jahre, Alleinerziehend, tierlieb" zu deiner Zielgruppe gehören soll und du dazu noch ein Ziel wie "1500 Besucher beim ersten Event" setzt, bildest du das Fundament jeder erfolgreichen Veranstaltung. Ob es sich um ein Business-Event, eine kulturelle Veranstaltung oder ein Unterhaltungsevent handelt, die Veranstaltungsziele müssen im Einklang mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Zielgruppe stehen.
Wir haben uns am Anfang noch nicht auf die Zielgruppe fokussiert und erstmal Events geplant, die unserer Geschäftsidee entsprachen. Nach und nach haben wir dann bei Social Media gesehen, wer sich für unsere Events interessiert und haben stetig unsere Märkte an unsere Zielgruppe angepasst. Unsere Zielgruppe waren meist Frauen um die 45 Jahre, die bestimmte Anforderungen an Veranstaltungen haben, denen wir immer mehr entsprochen haben.
Budgetplanung und Ressourcen:
Die Verfügbarkeit von finanziellen Mitteln und Ressourcen spielt eine entscheidende Rolle. Ein realistisches Budget ermöglicht nicht nur die Umsetzung kreativer Ideen, sondern auch die Gewährleistung der Veranstaltungssicherheit und -qualität. Die sorgfältige Ressourcenallokation ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden. Ein finanzieller Puffer sollte bei jeder Veranstaltung eingeplant werden, damit Kosten, an die man bei der Planung nicht gedacht hat, gedeckt werden können. Dieser sollte ca. 5-10% des Gesamtbudgets eines Events betragen.
Wir wollten von Anfang an keine Kredite aufnehmen und haben wirklich mit 0 € gestartet. Bei unserem ersten Event im Jahr 2015 haben wir mit den ersten Standgebühren unseren ersten Umsatz gemacht und infolgedessen damit erstmal weitergearbeitet. Natürlich haben wir uns am Anfang noch kein Gehalt ausgezahlt, da das sonst nicht funktioniert hätte.
Muss du jedoch mit einigen Dingen in Vorkasse gehen, was oftmals bei Werbemaßnahmen und einigen Dienstleistungen der Fall ist, braucht es natürlich Startkapital. Dinge wie Strom, Müllentsorgung oder Wasserversorgung, werden meist im Nachhinein abgerechnet, so dass du diese Rechnungen von deinen Einnahmen bestreiten kannst. Standgebühren kannst du entsprechend einige Wochen vor dem Event in Rechnung stellen, so dass du auch Rechnungen begleichen kannst, die vor der Veranstaltung fällig sind.
Location und Infrastruktur:
Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst nicht nur die räumliche Kapazität, sondern auch die technische Ausstattung, Erreichbarkeit und die Verfügbarkeit von Parkplätzen.
Vor allem die technische Ausstattung sollte genauestens geprüft werden, da z.B. ohne entsprechende Stromkapazitäten schnell die Lampen ausgehen können. 😊 Aber auch Zufahrten für größere PKW und LKW müssen sorgfältig geprüft werden. Hier ist manchmal nicht nur die Breite der Zuwegungen wichtig, sondern auch die Durchfahrtshöhe (wir wissen, wovon wir sprechen…abgerissene Aufbauten auf Foodtrucks oder durchtrennte Telefonleitungen, sind extrem ärgerlich!). Wasserleitungen werden auch bei bestimmten Events benötigt (z.B. für Getränkewagen). Und wo Wasser hinfließt, da muss es auch wieder weg: Lass dir zeigen, wo sich entsprechende Abwasserschächte befinden. Regenwasser-Gullis sind wirklich nur für Niederschlagswasser gedacht, nicht jedoch für Abwasser von Spülmaschinen und dreckigen Geschirr.
Wo viele Menschen bei einem Event zusammenkommen und es auch noch Essen und Trinken gibt, braucht es auch Toiletten. Sind diese bei deiner Location fest installiert oder braucht es eine mobile Lösung in Form eines Toilettenwagens (hier braucht es zusätzlich einen Wasseranschluss und Abwasserschacht!) oder einer “Dixi”-Toilette, die ohne diese Anschlüsse auskommt und flexibel auf dem Gelände aufgestellt werden kann (dafür aber auch weniger “heimelig” daher kommt).
Hier macht eine Checkliste Sinn, da dieser Abschnitt ernom viele virtuelle Tabs in deinem Kopf beansprucht. Wir haben immer eine Liste dabei, wo alle wichtigen Infrastruktur Dinge draufstehen, die wir abhaken oder Notizen hinzufügen können. Probleme oder Beanstandungen sollte man direkt ansprechen, wenn z.B. die Stromverteilung nicht ausreicht o.ä. Diese Checkliste haben wir auch immer bei Vor-Ort Terminen dabei. Manchmal denkt man ganz naiv, man könne sich das schon alles merken. Und überhaupt: Ein Profi schreibt sich doch nichts auf, wie wirkt das denn bitte? -Sei dir sicher: Bist du zurück im Büro, weißt du vielleicht noch, dass es 4x16Ampere Stromanschlüsse gab, aber wieviele Meter war nochmal der Abwasserschacht vom Wasserzulauf entfernt? Dann noch mal hinzufahren oder bei der Location 3x nachzufragen, wirkt eher nicht so Superheldenmäßig. ;)
Wie man die richtige Location findet, könnt ihr auch nochmal im nächsten Blogartikel nachlesen.
Zeitliche Planung und Dauer:
Eine gut durchdachte zeitliche Planung ist unerlässlich. Dies beinhaltet nicht nur den Zeitpunkt des Events, sondern auch die Dauer. Die Berücksichtigung von Feiertagen, lokalen Ereignissen und saisonalen Schwankungen ist wichtig, um eine hohe Besucherzahl zu erreichen.
Für unsere Events gucken wir im Vorfeld nach ähnlichen Veranstaltungen im Umkreis. Daraufhin suchen wir den Termin aus. Natürlich kann man nicht alle Termine berücksichtigen, aber bei einigen Events ist es schon wichtig, ob gerade Sommerferien sind oder ein ähnlichen Event eine Kleinstadt weiter stattfindet 🙂
Marketing und Promotion:
Selbst das faszinierendste Event bleibt unbeachtet, wenn die Promotion fehlt. Eine effektive Marketingstrategie, die soziale Medien, traditionelle Medien und andere Kanäle einschließt, ist unerlässlich, um die Zielgruppe zu erreichen und die Teilnehmerzahl zu maximieren.
Das war am Anfang unser größter Fehler, dass wir nicht genügend Geld für Marketing ausgegeben haben. Mittlerweile überlegen wir uns ein Marketingbugdet, welches ca. 20% der Gesamtausgaben ausmachen sollte. Es gibt viele unterschliche Arten des Marketings. Es kommt auf eure Zielgruppe an, wo ihr am besten Werbung macht. Unsere Zielgruppe war lange noch bei Facebook und daher haben wir dort gezielt Werbung geschaltet. Bei einem anderen Marktformat, haben wir jedoch mehr Werbung bei Instagram geschaltet, da das Publikum wesentlich jünger und Bild-Orientierter ist, als bei Facebook.
Event-Werbung könnte ein komplett eigenes Ebook ausfüllen. Ein unglaublich wichtiger Part, der, wenn du dich komplett gar nicht damit auskennst, besser in die Hand eines Profis gehört -oder alternativ mindestens 50% deiner Eventplanung ausmachen sollte.
Tipp:
Mach dir hier einen Zeitplan, wann du was und wo posten willst. Jeden Tag ein Posting, ist effektiver, als alles an einem Tag rauszuhauen. Vergiss auch die lokale Presse auf keinen Fall. Versorge Alle mit einem Presseartikel und schicke auch Bilder mit. Das Veranstaltungsplakat wird in der Regel nicht gedruckt! Dazu musst du dann eine Anzeige schalten. Oftmals drucken die Zeitungen den Artikel auch nur ab, wenn du zeitgleich eine Annonce buchst. Eine Hand wäscht die andere.
Logistik und Sicherheit:
Eine reibungslose Logistik gewährleistet den ordnungsgemäßen Ablauf des Events. Die Sicherheit der Teilnehmer sollte dabei stets im Fokus stehen. Dies umfasst nicht nur physische Sicherheitsmaßnahmen (Stichwort: Verkehrssicherungpflicht!), sondern auch die Berücksichtigung von Gesundheits- und Hygienevorschriften.
Zu aller erst benötigt man von der jeweiligen Stadt eine Veranstaltungsgenehmigung (ja, auch das kostet Geld) mit der Angabe des Veranstaltungsformates (Flohmarkt, Foodmarkt, etc.) und der Veranstaltungslocation (evtl. ist auch die Anzahl der erwarteten Besucher für die Genehmigung relevant). Bei sehr großen Veranstaltungen muss noch das Ordnungsamt und die Polizei informiert werden, damit diese schon im Vorfeld eine Info darüber haben. Genauso kann es notwendig sein, einen Sanitätsdienst zu beauftragen, der die ganze Veranstaltung über vor Ort ist. Ob das alles für dein Event notwendig ist, erfährst du von deiner Stadt. Alle deine Auflagen für das Event stehen in der Genehmigung.
Programmgestaltung:
Ein abwechslungsreiches und ansprechendes Programm ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Sowohl informative als auch unterhaltsame Elemente sollten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen, um die unterschiedlichen Interessen der Teilnehmer zu berücksichtigen.
Auf unseren Events ist aufgefallen, dass man durch musikalische Untermalung eine bessere Stimmung erzeugen kann. Durch einen musikalischen Akt bleiben die Besucher länger und trinken und essen auch tatsächlich mehr. Für den allgemeinen Umsatz macht Musik sehr viel aus. Bedenkt, dass ihr hier entweder alles bei der GEMA anmelden müsst oder alternativ nur GEMA-freie Musik spielen dürft. Natürlich gibt es auch andere Programmpunkte, wie bspw. Vorträge von Speakern.
Auch ergänzende Stände, die zunächst nichts mit dem restlichen Eventformat zu tun haben, können die Verweildauer der Besucher enorm erhöhen. Ein integrierter Designmarkt mit handgemachten Produkten, kam bei unseren Events immer gut an.
Denkt bei der Programmgestaltung auch an Kinderbespassung. Wenn ihr euch kein Kinderkarussel oder eine Hüpfburg leisten könnt, dann tut es manchmal auch schon eine kleine Spielecke mit Maltisch und leeren Blättern. Alle Eltern sind mehr als froh über so ein Angebot ;-)
Feedback und Nachbereitung:
Die Evaluierung des Events durch Teilnehmerfeedback ist entscheidend, um Stärken zu erkennen und Schwächen zu verbessern. Eine gründliche Nachbereitung ermöglicht es, Lehren für zukünftige Veranstaltungen zu ziehen und den Erfolg kontinuierlich zu steigern.
Wir haben mit unserem ehemaligen Praktikanten einen Feedbackbogen entwickelt, der uns Aufschlüsse über die Zufriedenheit der Besucher gegeben hat. Wenn man dazu die Zeit findet, ist das ein sehr hilfreiches Tool, um sich stetig zu verbessern. Auch kann man Umfragen für Aussteller erstellen, da auch die eine Art Kunde sind. Umfragen sind auch per SocialMedia möglich.
Die Beachtung dieser Rahmenbedingungen bildet das Rückgrat eines erfolgreichen Events. Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Faktoren können Veranstalter sicherstellen, dass ihr Event nicht nur den Erwartungen entspricht, sondern diese sogar übertrifft.
Das wichtigste bei der Planung eines Events ist die Terminplanung und das Zeitmanagement. So bekommt man beides unter einen Hut:
Willkommen zum ultimativen Überlebensguide in der Welt der Termine und Zeitmanagement-Herausforderungen! Wir alle kennen diese Tage, an denen es scheint, als hätte unser Terminkalender einen Deal mit der Zeit geschlossen, um uns in den Wahnsinn zu treiben. Aber keine Sorge, mit ein paar cleveren Strategien können wir dieser Schlacht gegen das Uhrwerk gewachsen sein:
Prioritäten setzen
In der Welt der Veranstaltungsbranche braucht es klare Prioritäten, damit man nicht im Chaos der Nebensächlichkeiten ertrinkt. Einige Aufgaben sollte man erledigen, wenn der Termin des Events feststeht (z.B. Dienstleister anfragen) und einige Dinge kann man erst ein paar Tage vorher erledigen (z.B. Klopapier kaufen). Eine Aufgabenliste nach Zeitplan ist hier sinnvoll. Für Firmenevents haben wir auf unserer Homepage: www.fremdessen.com eine Checkliste vorbereitet, auf der alle wichtigen Punkte aufgeführt sind.
Technologie als Helferlein
In einer Welt, in der selbst der Kühlschrank mit dem Internet spricht, warum sollten wir nicht auch Technologie für unsere Termine nutzen? Kalender-Apps, Erinnerungen und andere digitale Helfer können Wunder wirken. Also, lass die Technologie und am besten schon die KI für dich arbeiten!
Wir nutzen die KI mittlerweile häufig für Textideen oder Impressionen. Auch dieser Text wurde teils mit der KI geschrieben, aber unsere persönlichen Erfahrungen kann die Ki bislang noch nicht verfassen🙂
Pufferzeiten einplanen
Das Leben liebt Überraschungen, und manchmal dauern Dinge einfach länger als geplant. Plane daher nicht jeden Moment deines Tages voll, sondern gönn dir kleine Pausen. Eine Pufferzone kann Wunder wirken und dich vor dem Wahnsinn bewahren.
Reflektiere und passe an
Schau dir an, was funktioniert und was nicht. Ändere deine Taktik, wenn nötig. Zeitmanagement ist keine feste Wissenschaft, sondern eher wie Surfen – man muss sich den Wellen anpassen.
In einer Welt, die oft wie ein Karussell ohne Bremsen wirkt, ist es wichtig, die Kontrolle zu behalten. Mit diesen Tipps kannst du deinen Terminkalender meistern, ohne im Strudel der Uhrzeit unterzugehen. Du kannst es schaffen – eine Aufgabe, einen Termin, einen Kaffee nach dem anderen! Wie sagte einmal ein kluger Kopf: Gehe langsam, wenn du es eilig hast.
Wenn du jetzt denkst: Alter Schwede, wie soll ich das alles auf die Reihe kriegen? -Dann verstehen wir dich total! ;-) Keep cool und lies dir einfach noch unsere weiteren Blogartikel aus dieser Serie an. Je mehr du weißt, desto besser. Manchmal muss man aber auch einfach anfangen. Der Rest ergibt sich dann schon...