Magie hinter den Kulissen?
Jedes Mal, wenn wir ein beeindruckendes Event besuchen, sei es eine glamouröse Gala, eine aufwendige Konferenz oder ein intimes Konzert, denken wir selten daran, wie viel Arbeit und Planung dahinterstecken. -Wobei das nicht ganz stimmt ;) Wir, Sonja und Mirjana, denken da tatsächlich ausschließlich dran, wenn wir Events besuchen. Die Veranstaltungsbranche ist ein faszinierendes Feld voller Geheimnisse, die selbst erfahrene Eventmanager manchmal überraschen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick hinter die Kulissen und enthüllen einige der gut gehüteten Geheimnisse dieser aufregenden Branche.
Die Kunst der Planung: Präzision und Flexibilität
Frühe Planung ist der Schlüssel:
Viele erfolgreiche Events beginnen mit der Planung Monate, wenn nicht Jahre im Voraus. Dies ermöglicht eine gründliche Vorbereitung und reduziert Stress.
Trotz sorgfältiger Planung können immer unerwartete Probleme auftreten. Erfahrene Eventplaner haben immer mehrere Alternativpläne in der Hinterhand. Bist du allerdings ganz neu in der Branche, hast du gar keine Ahnung, welche Dinge alle schief gehen könnten und wie so ein Plan B (oder gar C aussehen sollte). Deshalb ist vorallem zu Beginn deine Flexibilität entscheidend.
Insights von fremd.essen:
Wir haben früher Streetfoodmärkte manchmal mit 14 Tagen oder weniger Vorlauf auf die Beine gestellt. Das war Wahnsinn, aber wir waren dafür bekannt, schnell zu agieren. Da wir uns erst etablieren mussten, haben wir auch jede Anfrage angenommen. Wie stressig so ein Arbeitsalltag ist, kannst du dir sicherlich vorstellen. Deshalb haben wir uns von solchen Schnellschüssen weitestgehend verabschiedet. Wenn es aber besonders lukrativ erscheint, können wir mittlerweile auf unsere eingespielten Abläufe bauen und ohne viel Stress auch mal spontan ein Firmencatering oder ähnliches stemmen.
Netzwerken: gute Beziehungen sind alles
Lieferanten und Dienstleister: Gute Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten und Dienstleistern können den Unterschied zwischen einem reibungslosen Event und einem Desaster ausmachen. Diese Kontakte können oft bevorzugte Konditionen und schnelle Problemlösungen bieten. Die Temperaturen am Tag des Events werden wärmer als erwartet? Ruf deinen Eventausstatter an und frag ihn um Rat. Sicherlich hat er praktische und schöne Schattenspender auf Lager oder kennt Jemanden, der Spielgeräte mit Wasser für die Kids-Area liefern kann.
Tipp von fremd.essen: Du musst nicht sämtliches Equipment selbst besitzen. Teilen oder Leihen ist das neue Kaufen. Das ist nicht nur nachhaltig, sondern spart dir letzten Endes auch Geld für die Lagerung von Dingen, die du vielleicht nur 1x im Jahr benötigst.
Influencer und Medien: Der Erfolg vieler Events hängt auch von der richtigen PR und medialen Berichterstattung ab. Hier spielen gute Beziehungen zu Influencern und Medienvertretern eine große Rolle. Vorallem regionale Influencer einer Stadt oder Kleinstadt können genau das richtige Publikum für dein Event ansprechen! Wenn du Influencer zu deinem Event einlädst oder eine Blogger-Lounge einrichtest, kannst du sie langfristig an dich binden 🙂 Wichtig sind hier nicht die hohen Followerzahlen (auch wenn das nicht schadet!), sondern die passende Zielgruppe. Was nutzen 10000 Follower, die sich für Landwirtschaft interessieren, wenn du ein Event für Hundefreunde organisierst? Im Umkehrschluss hilft dir ein Posting von einem Influencer, der eine Reichweite von 500 Accounts hat, die sich alle gezielt für Hundesport in deiner Region interessieren, weitaus mehr.
Kein Detail ist zu klein
Ausstattung und Dekoration:
Ein erfolgreiches Event lebt von den Details. Von der Tischdekoration bis hin zur Beleuchtung – alles sollte perfekt abgestimmt sein.
Tipp von fremd.essen: Das setzt dich irgendwie unter Druck, wenn du das liest? Verständlich. Aber ganz so schlimm ist es nicht. Wir haben z.B. angefangen, die Bierzeltgarnituren bei den Streetfoodmärkten damals mit leeren Limoflaschen und darin drapierten bunten Blumen aufzupeppen. Später kamen dann selbstgenähte Wimpelketten dazu. Das kostet alles nicht viel, macht aber den entscheidenden Unterschied zu anderen Veranstaltern.
Gästeerlebnis: Jede Interaktion mit den Gästen, vom Empfang bis zur Verabschiedung, ist entscheidend. Kleine Aufmerksamkeiten können einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Geh im Vorfeld durch, wie die Besuchersicht auf die Dinge ist. Versuche dich in die Besucher hineinzuversetzen und achte auf die Details, die zum Gesamterlebnis dazugehören. Unser Steckenpferd ist eine gute Besucherführung durch Beschilderung. Leute die sich wortwörtlich "lost" fühlen, weil sie weder den Eingang, noch die Toiletten finden, gehen mit einem unguten Gefühl von deiner Veranstaltung. Mach es allen so leicht wie möglich, dein Event zu mögen.
Tipp von fremd.essen: Am Ausgang haben wir oft einen Aufsteller mit den Terminen für kommende Events oder einem witzigen Spruch zum Abschied.
Technologie: Der geheime Helfer
Eventmanagement-Software:
Moderne Technologien erleichtern die Planung und Durchführung von Events erheblich. Tools für das Teilnehmermanagement, die Budgetplanung und die Eventanalyse sind unverzichtbar.
Persönlicher Tipp von fremdessen: wir benutzen zb. die Insight-Tools von Instagram und Co., um zu wissen, wie viele Leute sich die Beiträge angeschaut haben und welche Postings am besten ankommen. Zudem checken wir Zugriffszahlen auf die Webseite. Ganz grundsätzlich arbeiten wir mit "Trello". Dort planen wir sämtliche Aufgaben und Abläufe.
Virtuelle und hybride Events: Mit der Zunahme virtueller Events haben sich neue Möglichkeiten eröffnet. Hybride Events, die sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer integrieren, werden immer beliebter und bieten eine größere Reichweite.
Wir haben bisher nur Events im Real-Life gemacht, nutzen dafür dann aber gerne digitale Unterstützung in Form von Apps. Sehr gute Erfahrung sowohl aus unserer Sicht als Anbieter, als auch für die Besucher an Anwender vor Ort, haben wir mit "UPvisit" gemacht. Hier können sich die Besucher mittels QR Code auf einem Geländeplan orientieren, virtuelle Schnitzeljagden machen oder sich besonders interessante Anbieter/ Aussteller des Events merken und später direkt auf deren Webseite stöbern.
Krisenmanagement: Gelassenheit unter Druck
Unvorhergesehene Ereignisse: Vom plötzlichen Wetterumschwung bis zu technischen Pannen – erfahrene Eventplaner wissen, dass immer etwas schiefgehen kann und sind darauf vorbereitet. Der Strom ist ausgefallen? Gut, dass du schon vorab jemanden dazu auserkoren hast, der sich damit auskennt und den du notfalls fix ansprechen kannst.
Kommunikation ist der Schlüssel: Schnelle und effektive Kommunikation mit dem Team und den Teilnehmern kann in Krisensituationen entscheidend sein. Transparenz und schnelle Reaktionen helfen, das Vertrauen der Gäste zu bewahren.
Tipp von fremd.essen: Ein Aussteller hat abgesagt oder ein Musikact muss getauscht werden? Verfasse fix ein Posting auf deinem Social Media Kanal oder schreibe es auf die Programmplan-Tafel an der Bühne. Deine Besucher möchten stets Up to Date sein.
Die Psychologie des Gastes: Verstehen, was das Publikum will
Zielgruppenanalyse: Ein tiefes Verständnis der Zielgruppe ist entscheidend, um ein Event zu gestalten, das die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer erfüllt.
Interaktive Erlebnisse: Gäste wollen nicht nur Zuschauer sein, sondern aktiv am Geschehen teilnehmen. Interaktive Elemente und Mitmach-Aktionen erhöhen die Zufriedenheit und das Engagement. Hierfür haben wir dieses Jahr mit einer App gearbeitet und eine Schnitzeljagd angeboten, die von den Besuchern abgehakt werden muss und es tolle Preise zu gewinnen gab. Hier muss man schauen, welchen Trend es gibt und möglichst viele Besucher damit ansprechen. So eine App ist auch ein größerer Zeitverbleib der Besucher vor Ort oder auch für Kinder/Jugendliche interessant und somit ein Argument der Eltern für das Event 🙂
Nachbereitung: Der Erfolg liegt im Detail
Feedback einholen: Nach dem Event ist vor dem Event. Das Einholen von Feedback von Teilnehmern, Besuchern und Teammitgliedern hilft, zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Das ist enorm wichtig, denn du schwimmst irgendwann wortwörtlich "in deiner eigenen Suppe" und hast ja nur deine eigene Sicht auf die Dinge. Kritik ist manchmal schwer zu ertragen, wenn man so viel Arbeit in eine Veranstaltung gesteckt hat. Aber wer dich oder deine Arbeit konstruktiv kritisiert, hat immer auch ein ehrliches Interesse daran, dass du dich verbessern sollst.
Schlusswort: Die Magie der Unsichtbaren
Die Veranstaltungsbranche mag von außen wie eine gut geölte Maschine erscheinen, aber hinter den Kulissen arbeiten unermüdliche Eventplaner, die mit Präzision, Kreativität und einer guten Portion Improvisationstalent Erlebnisse schaffen. Die Geheimnisse dieser Branche liegen in der sorgfältigen Planung, den starken Netzwerken, der Liebe zum Detail und der Fähigkeit, auch unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren. Die nächste Veranstaltung, die Sie besuchen, wird Ihnen vielleicht mit diesem Wissen im Hinterkopf noch beeindruckender erscheinen und vielleicht belohnt man die Veranstalter*innen (wenn Sie sich denn zu erkennen geben, Tipp: meistens am Walkie-Talkie zu erkennen) mal mit einem Lächeln 🙂
Yorumlar