Eines der wichtigsten Teile der Eventplanung, sollte die passende Location sein.
Die Kernthese lautet: Der Erfolg deines Events steht und fällt mit der Wahl des richtigen Ortes.
Natürlich muss erstmal die Atmosphäre passen: Ganz schön hier!
Eine Location ist nicht nur ein physischer Ort; sie ist die Kulisse für das, was du planst. Überlege, welches Ambiente zu deinem Event passt. Eine schicke Cocktailparty mag in einer eleganten Lounge strahlen, während ein Outdoor-Teambuilding-Event vielleicht besser in einem weitläufigen Park aufgehoben ist. Die Atmosphäre sollte die Botschaft deines Events verstärken. Erfahrungsgemäß haben alte Gebäude auf dem Gelände eine starke Anziehungskraft auf Besucher und versprühen wesentlich mehr Charme, als eine schlichte betonierte Fläche ohne Grün drum rum.
Dabei darf man die Zugänglichkeit nicht vergessen: Wo seid ihr denn?
Der schönste Ort nützt wenig, wenn keiner hinkommt. Achte darauf, dass die Location gut erreichbar ist, sei es mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder ausreichend Parkplätzen. Du willst nicht, dass die Teilnehmer eine Expedition unternehmen müssen, um zu deinem Event zu gelangen. Achte auch darauf, dass Fahrradfahrer ihre Räder gesichert und mit ausreichend Platz platzieren können. Eine umweltfreundliche Anreise ist die beste Anreise!
TIPP: Fragt den ortsansässigen ADFC Verein, ob er einen bewachten Fahrradparkplatz bei eurem Event anbieten möchte. Damit könntet ihr sogar werben.
Budgetfreundlichkeit im Blick behalten: Wo ist all das Geld hin?
Träume sind toll, aber das Budget ist die Realität. Finde eine Balance zwischen der idealen Location und deinem finanziellen Rahmen. Manchmal verbirgt sich der perfekte Ort in einem erschwinglichen Juwel, das noch entdeckt werden muss.
Diese Erfahrung haben wir oft gemacht. Dafür braucht es natürlich ein entsprechendes Vorstellungsvermögen, wenn man sich die Location im Herbst oder Winter ansieht, aber eine Location kann bei Sonnenschein ganz anders wirken. Suche dir Locations, die etwas besonderes haben, wie z.B. ein kleiner Wald, alte Bahnschienen etc. Stichwort: Lost Place ;) Oft kann man auch schauen, ob man eine Win-Win Situation erzielen kann: Habt ihr Jemanden gefunden, der ein größeres Grundstück hat, das sich für ein Event anbietet und dieser Jemand hat vor Ort zb. einen Hofladen, eine Werkstatt oder einen sonstigen Betrieb, der sich bei der Veranstaltung mit integrieren lässt? Dann könntet ihr ganz einfach kooperieren: Ihr sorgt mit dem Event für jede Menge Publikumsverkehr und steigert den Bekanntheitsgrad der Unternehmung. So haben alle etwas davon: der Besitzer jede Menge Traffic und ihr eine kostenlose oder kostengünstige Location.
Flexibilität zählt doppelt
Die ideale Location sollte vielseitig sein und sich den Bedürfnissen deiner
Veranstaltung anpassen können. Flexibilität in Bezug auf Raumkonfigurationen, Catering-Optionen und technischer Ausstattung ist der Schlüssel.
Sofern das die Location nicht leisten kann, müsst ihr als Eventteam flexibler sein und den Ort zu einer schönen Location machen. Das geht schon oft mit einigen kleinen Handgriffen! Catering-Optionen sind bei unseren eigenen Events eh nichtig, da wir ja immer Foodtrucks haben, die frisches Essen in ihrem Truck zubereiten 🙂 Dafür muss aber dann auch die Stromversorgung vor Ort gegeben sein. Sollte dies nicht der Fall sein, müsst ihr an die örtlichen Stadtwerke herantreten und Strom von einem naheliegenden Trafohäuschen bekommen. Eine andere Alternative sind mobile Stromaggregatoren, die mit Diesel betrieben werden und alles andere als Umweltfreundliche (und leise) sind.
Die Zielgruppe nicht aus den Augen verlieren: Wer kommt denn da?
Dein Event ist für Menschen gemacht, also denke an ihre Bedürfnisse. Wenn du eine Konferenz für Geschäftsleute veranstaltest, könnte eine zentrale Innenstadtlage sinnvoll sein. Bei einem Familienfreundlichen Event wäre ein sicherer und schön angelegter Park wahrscheinlich angebrachter. Überlege, was deine Zielgruppe schätzt und benötigt. Bedenke hier auch die Barrierefreiheit von Zufahrten, Wegen und sanitären Einrichtungen.
Erfahrungen anderer nutzen: Wie haben die das denn gemacht?
Bevor du dich für eine Location entscheidest, recherchiere und hole Feedback von anderen Veranstaltern ein. Online-Bewertungen, persönliche Empfehlungen und Erfahrungsberichte können dir wertvolle Einblicke geben. Möglicherweise gibt es auch Aspekte, an die du selbst noch nicht gedacht hast.
Oder rede mit den Leuten vor Ort. Manchmal gibt es noch Mieter vor Ort oder eine Art Hausmeister, der auch viele Fragen beantworten kann.
In der Welt der Veranstaltungen ist die Auswahl der richtigen Location eine Kunst. Sie erfordert eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren, von der Atmosphäre bis zur Budgetfreundlichkeit. Halte deine Kernthese im Auge: Der Ort ist der Rahmen für dein Event. Mit der richtigen Wahl wird dieser Rahmen nicht nur stabil, sondern auch ein echter Hingucker für dein Publikum. Also, auf die Suche nach der perfekten Location – möge er genauso einzigartig sein wie dein Event selbst!
Persönlicher Tipp von fremdessen: In mittlerweile 8 Jahren Veranstaltungsbranche können wir euch noch einen Tipp zu der Location geben. Abgesehen von Suchmaschinensuche und den lokalen, örtlichen Locations, kann man auch mal bei Google Maps nach (großen) Flächen Ausschau halten. Wir haben so schon die ein oder andere noch unbekannte Location gefunden! Einfach raussuchen, Inhaber ausfindig machen und anschreiben oder anrufen und mit dem Anliegen konfrontieren 😊 Eine Anfrage an die städtische Wirtschaftsförderung kann ebenfalls hilfreich sein. Hier haben die Mitarbeiter oft eine Übersicht über nutzbare Flächen.