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Welche Skills brauche ich für die Organisation eines Events? // Teil 1 Blogserie

Aktualisiert: 28. Nov. 2023

Unser Ziel ist es, deine Event-Organisations-Superkräfte zu wecken. Aber keine Sorge, es gibt kein Cape. Wir wollen dir zeigen, dass die Organisation von Events kein Hexenwerk ist und welche Skills für die Veranstaltungsbranche enorm hilfreich sind.


Aber um was geht es hier eigentlich?

Hier dreht sich alles um die Fähigkeit, aus einer gewöhnlichen Versammlung ein Ereignis zu machen, das die Leute von den Stühlen reißt (im übertragenen Sinne, bitte). In einer Welt, die ständig in Bewegung ist und von digitalen Kalendern durchgetaktet wird, haben Events eine erfrischende Bedeutung. Events sind lebendige Erlebnisse, die Menschen zusammenbringen und Erinnerungen schaffen. Zudem dienen Sie dem gemeinsamen Zweck der überaus wichtigen Freizeitgestaltung. Veranstaltungen sollen Menschen verbinden, um Ideen auszutauschen und Gemeinschaften zu stärken. Events reichen von kleinen, intimen Zusammenkünften bis hin zu epischen Versammlungen, von geschäftlichen Konferenzen bis zu musikalischen Festivals, von Feiern des Lebens bis zu innovativen Konzepten, die die Welt verändern. Festivals, Paraden und kulturelle Veranstaltungen fördern das Verständnis, die Wertschätzung und die Vielfalt. Sie sind das Herzstück einer lebendigen Gemeinschaft. Wir alle haben erfahren, was es bedeutet, wenn alle Veranstaltungen ausfallen müssen: Es ist still, es kann einsam sein und auch ein ganzes Stück weit langweilig.





Deshalb startet hier unsere 7-Teilige Blogserie zum Thema Eventorganisation. Loslegen tun wir mit dem Thema:

Skills für die Organisation eines Events!


Herzlich willkommen zum spaßigen Abenteuer der Eventorganisation! In diesem Abschnitt tauchen wir ein in die aufregende Welt, in der die Planung eines Events mehr Fähigkeiten erfordert als Superman/woman im Einsatz. Hier sind einige wichtige „Superkräfte“, die dir helfen, dein Event reibungslos zu gestalten und dabei nicht den Verstand zu verlieren:


1. Projektmanagement – ​​Der Captain der Organisation: 

Hier geht es um die Fähigkeit, den gesamten Organisationsprozess zu planen, durchzuführen, zu überwachen und dabei einen Blick auf das Zeitmanagement zu haben.

Als echte Superhelden nutzen wir gerne Management-Tools wie Trello, um unsere To-Do-Listen zu jonglieren. Denn wir sind ehrlich, wer hat schon Zeit für Organisationschaos? Dort kann man übersichtlich To-Do’s aufschreiben und verteilen und zu verschiedenen Themen Aufgaben anlegen. Wir sind zwar nur 2 Mitarbeiter*innen, aber trotzdem erleichtert es das Arbeiten enorm.

Tipp: Organisationsgeschick ist eine Fähigkeit, die man mit der Erfahrung lernt und sich automatisch aneignet und immer mehr ausbaut.


2. Kommunikationsjongleur – Die Meisterin des Wortes: 

Effektive Kommunikation mit Teammitgliedern, Lieferanten, Ausstellern, Sponsoren und sogar der Presse ist ein Muss. So viele Menschen, die teilweise adhoc sinnvolle Infos von dir erwarten.

Überzeugende schriftliche und mündliche Kommunikation für Marketing und Werbung, braucht es zudem.

Es kann z.B. mal passieren, dass dich bei einem Event (im Vorfeld oder währenddessen!) die Presse anruft und du spontan im Radio zu deiner Veranstaltung interviewt wirst . Dann muss man am besten spontan reagieren können und ein paar passende Antworten parat haben - übrigens: wahre Geschichte 🙂


3. Teamarbeit – Das Dream-Team bilden: 

Das Zusammenstellen eines Teams ist wie die Auswahl der Avengers für dein Event. Familie, Freunde oder Geschäftspartner – jeder hat seine Vor- und Nachteile. Aber hey, selbst Iron Man kann nicht alles alleine machen. Die Fähigkeit, ein Team zu führen und zu koordinieren und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen, Lieferanten und Dienstleistern, ist eine unabdingbare Fähigkeit, bei der Eventorganisation.

Hier ist die wichtige Frage, mit welchem Team du zusammenarbeiten willst. Wir haben ein Familienunternehmen, wo wir als Geschwister jedes Event organisieren. Das hat natürlich Vor- und Nachteile. Man kann sich als Geschäftspartner*innen natürlich auch Freunde oder Bekannte aussuchen. Allerdings sollte man sowohl mit Familienmitgliedern, also auch mit Geschäftspartnern (Gesellschafter-)Verträge abschließen, um sich zu einigen, wer wie beteiligt ist am Unternehmen. Wenn es um die Unterstützung bei einem Event geht, da man immer helfende Hände benötigt, können wir aus unserer Erfahrung sagen, dass die Hilfe von Freunden sehr viel Wert ist, aber auch Hemmungen hervorruft. Man möchte niemanden ausnutzen und ist dann trotzdem enttäuscht, wenn Sie keine Zeit haben. Am besten beauftragt man Honorarkräfte, die für die Tätigkeit entsprechend bezahlt werden. Das ist wie die Verstärkung deines Superheldenteams.




4. Kreativität – Der Zauberstab des Events: 

Innovatives Denken für die Gestaltung von Veranstaltungskonzepten und -elementen.

Problemlösungsfähigkeiten, um unerwartete Herausforderungen zu bewältigen.

Hier kann man nur sagen, dass man entweder mit dem “Kreativ-Gen” ausgestattet wurde oder eben nicht :) Mirjana spricht hier aus eigener Erfahrung. Natürlich kann man sich das auch zu einem gewissen Maße aneignen und es gibt auch einige Techniken, um die Kreativität zu fördern, aber letztendlich ist es sinnvoll, wenn einem das einfach in die Wiege gelegt wurde. Hier ergänzen wir uns als Schwestern-Team einfach perfekt. Aber falls du so eine kreative Schwester nicht hast -do not worry- es gibt immer Grafikerinnen und Designerinnen, die deine kreativen Flausen in die Realität zaubern können.


5. Verhandlungsgenie – Der Diplomat der Veranstaltung: 

Verhandeln ist eine Kunst, die man mit der Zeit perfektioniert. Am Anfang fühlt man sich vielleicht unsicher, aber mit genug Übung kannst du sogar mit Drachen verhandeln. Oder zumindest mit Veranstaltungsorten, Dienstleistern und Sponsoren.

Dass es hier manchmal zu sonderbaren Situationen kommen kann, wenn man als Frau in solche Verhandlungen geht, darauf gehen wir im 2. Teil unserer Blog-Serie ein.


6. Flexibilitäts-Yoga – Die Gummifrau des Events: 

Anpassungsfähigkeit, um auf unvorhergesehene Änderungen oder Probleme zu reagieren und Stressresistenz, um auch unter Druck gute Entscheidungen zu treffen, sind DER Schlüssel schlechthin.

Zur Anpassungsfähigkeit könnten wir ein eigenes Buch schreiben, aber hier mal in Kürze: In der Coronazeit, als keine Events stattgefunden haben, haben wir uns ein Foodmarkt Konzept überlegt, welche trotzdem stattfinden konnten: Ein Drive-in Foodmarkt. Diese haben wir auch erfolgreich an die 10 x durchführen dürfen. Das war zwar eine Heidenarbeit bezüglich Hygienevorschriften, Konzepten etc. aber es hat sich ausgezahlt und wir hatten ganz viele glückliche Besucher und sogar freiwillige Helfer. Zudem gab es einen Indoor-Weihnachtsmarkt in unserem Büro, in dem immer 3 Personen gleichzeitig handgemachte Geschenke shoppen konnten.

-Nur 2 Beispiele für kreative Anpassungsfähigkeit.

Beim Thema Stressresistenz ist es oft hilfreich, wenn man mindestens zu zweit in einem Team ist, da der andere Partner evtl. Unsicherheiten/stressige Phasen oder Situationen auffangen kann. Auch das ist aber eine Fähigkeit, die man über die Zeit erlernt in der Veranstaltungsbranche.




7. Technologisches Hexenwerk – Die Magie der Tools: 

Verständnis für technologische Tools zur Eventplanung und -durchführung.

Einsatz von Online-Registrierungssystemen, Eventmanagement-Software, etc.

Beim Thema Technik muss man sich reinarbeiten, sofern man nicht vom Fach ist. Allerdings hatten wir von einigen technischen Themen auch keine Ahnung, aber können nun auch Normalstrom von StarkstromDrehstrom unterscheiden 🙂Zudem braucht es manchmal nur etwas technisches Verständnis, anstelle eines Zauberstabs, um den Hauptschalter eines Stromverteilers umzuklicken. Wenn der dann wieder runterspringt, könnten noch Feuchtigkeit, Eiseskälte oder ein defektes Gerät am Ende der Leitung Schuld sein. -Alles erlebt. Und dann gibts sicherlich noch 200 andere Gründe, warum der Strom auf deinem Event nicht läuft. Hier einen Profi an deiner Seite zu haben, einfach als Backup, nimmt unfassbar viel Stress aus der Nummer.


8. Finanzjongleur – Der Geld-Zauberer: 

Für das Thema Finanzen ist eine kaufmännische Ausbildung von Vorteil. Aber im Notfall hilft auch ein grundlegendes Verständnis und ein Hauch von Affinität zur Tabellenkalkulation. Denn Geld jonglieren wird gelernt sein, damit du immer einen guten Überblick über deine Finanzen behältst.


9. Netzwerk-Ninjas – Die Verbindungsmeister: 

Aufbau und Pflege von Beziehungen zu potenziellen Sponsoren, Partnern und relevanten Kontakten und die Nutzung von Netzwerken zur Förderung des Events, sind wichtige Skills.

Für Drinnies (introvertierte Menschen) ist es schwieriger, als für Leute, die von Natur aus gerne netzwerken. Hier kann man aber auch gut andere Möglichkeiten nutzen: Social Media ist auch netzwerken: Bilder linken, Inhalte teilen etc…

Sich zum Networking doch zu überwinden ist manchmal auf jeden Fall gut, aber auch nicht jede Woche ;) Man muss z.B. nicht zu jeder Visitenkartenparty oder Netzwerktreffen gehen, aber sicherlich schadet es vor allem am Anfang nicht. Wir haben auch an eigenen Netzwerkveranstaltungen teilgenommen und manche sind auch wirklich hilfreich. Hier muss jeder seine eigene Art und Weise finden, wie oft man zu solchen Treffen gehen will -und ob man notfalls Harrys "Unsichtbar-Umhang" einpackt.




10. Detailzauberer – Der Magier der kleinen Dinge: 

Kleinigkeiten machen den Unterschied und beeinflussen den Gesamterfolg des Events enorm. Frauen verstehen das besonders gut, von Wimpelketten bis zu liebevoll gestalteten Flyern. Denn wer sagt, dass Magie nicht in den Details liegt?

Genauigkeit bei Vertragsverhandlungen und organisatorischen Aspekten, sind ebenfalls enorm wichtig und können unter anderem auch viel Geld sparen.


Erfahrung im Eventmanagement:

Mit der Zeit erlangst du Kenntnisse über die Abläufe von Veranstaltungen und Erfahrungen aus vorherigen Events.

Durch die Entwicklung dieser Fähigkeiten kannst du sicherstellen, dass du gut auf die Herausforderungen der Eventorganisation vorbereitet bist. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen je nach Art und Größe des Events variieren können. Nicht alle Skills, die hier aufgeführt sind, müssen von Anfang an beherrscht werden. Einige Fähigkeiten kann man z.B. auch auslagern, wenn einem z.B.  kreative Part nicht gelingt (z.B. an Grafiker*innen oder Designer*innen etc.). Allerdings ist das natürlich auch ein Kostenfaktor. Je mehr Fähigkeiten du mitbringen kannst, desto weniger Kosten verursachst du damit. In einigen Fällen können aber Profis auch ihr Geld wert sein, getreu dem Motto: „Einmal mit Profis arbeiten“. 🙂

Tipp: Man darf aber nicht vergessen, dass deine eigene Arbeit auch einen Wert hat und indirekt Kosten verursacht. Wenn du dich um alle “Baustellen” und Kleinigkeiten selbst kümmerst, hast du weniger Zeit und Energie für das große Ganze.😊


Wo wir schon beim Thema „Profis“ sind, wollten wir euch passend zum Thema auch gleich mitteilen, warum Frauen die besseren Eventmanagerinnen sind. Deshalb: stay tuned - und klickt in unseren nächsten Blogartikel "Frauen in der Veranstaltungsbranche - oder warum Events einen weiblichen Touch brauchen!"




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